Parfois, ça fait du bien de connaître un peu l’envers du décors…. Mélanie notre SuperTrésorière nous raconte sa semaine précédant l’Aquathlon….c’est aussi du sport ! Merci pour tout Mélanie et bonne recup. !
Mon marathon de 8 jours
Vendredi 31 mars : Ca y est, il reste 8 jours pour tout mettre au point avant le jour J
Hier, une grosse partie des bénévoles et responsables d’équipe pour l’Aquathlon ont pris le départ pour ROME. Et oui, eux courent véritablement un marathon.
Je me sens bien seule et un peu stressée. Tout le monde compte sur moi pour gérer ici.
J’ai jonglé entre boulot, les vacances de mes enfants, les inscriptions depuis des semaines et la préparation de la dernière semaine, c’est du sport, je peux vous le garantir.
Samedi 1er Avril : Premier rendez-vous avec Pascal de Running Conseil de Beziers pour récupérer les dossards, les sacs de remises et les premières dotations pour le podium.
Lundi 3 avril : Après ma journée de travail, deuxième rendez-vous pour récupérer les clés et le code de la piscine avec Yves responsable de la piscine municipale de Pezenas. On fait un dernier tour pour vérifier qu’il ne manque rien et que toutes les clés fonctionnent et il me donne les dernières instructions concernant la sécurité.
Je fais le point des inscriptions et fait un premier tri : les filles d’un coté et les garçons de l’autre puis par catégorie. Au comptage, on dépasse les 50 maximum attendus. Chaque jour, plusieurs parents me téléphonent pour vérifier l’inscription de leur enfant. Pour les courriers non reçus on procède par mail.
Je décider d’arrêter les inscriptions le mardi soir car il faut penser que nous avons seulement 5 lignes d’eau et que nous ferons partir maximum 3 enfants par ligne.
Vu le nombre d’enfants inscrits, nous sommes déjà obligés de modifier le nombre de départs : il y aura dans chaque catégorie un départ fille et un départ garçon, la compétition va être plus longue que prévue.
C’est un nouveau stress : comment vont se dérouler les départs si nous doublons toutes les catégories ? Nous n’avons malheureusement pas toute la journée et les secours sont prévus jusqu’à 13h maximum. Des échanges par mails et sms entre Neffiès city et Rome avec Claude se font toute la semaine pour les réglages.
Mardi 4 avril : après ma journée de boulot, 3ème rendez-vous avec Wilfrid du magasin Planète Vélo qui a préparé les cadeaux à remettre à tous les premiers de chaque catégorie au podium, ainsi qu’une petite surprise pour chaque 2ème et 3ème. Je file au stade pour ouvrir la porte pour ceux qui veulent faire l’entrainement course à pieds.
Mercredi 5 avril : Je donne mes listes à Stéphan pour qu’elle puisse me les taper à l’ordi et dans l’ordre alphabétique pour l’attribution des dossards. L’après midi, je vais à la banque pour réserver de la monnaie pour le fonds de caisse pour le dimanche.
Je passe aussi à Intersport pour récupérer les bonnets et les tee-shirts des bénévoles. Zut, les tee-shirts ne sont pas encore prêts et on doit rajouter 24 bonnets de plus. Je contacte Nico pour savoir si tout va bien avec le matériel de chronométrage.
Puis quatrième rendez-vous de la semaine avec un employé de l’agglo. pour les clés des portails du complexe sportif et l’arrière de la piscine. Les clés ne sont pas au top, mais nous n’avons pas le choix nous n’avons que ces doubles de clés… J’espère qu’on n’aura aucun souci et que toutes les portes s’ouvriront le jour J.
Jeudi 6 avril : Coup de téléphone pour une livraison de surgelé, Je n’ai fait aucune commande… de plus je suis sur mon lieu de travail. Je dis au livreur un premier temps faites demi-tour je n’ai rien commandé, puis dans un deuxième temps je lui demande ce que c’est comme surgelé, il me répond 2 cartons de crêpes….Oups, là, je lui dit de m’attendre, je quitte mon travail, direction la maison je récupère la livraison puis je repart au travail….On a faillit ne pas avoir de crêpes à l’Aquathlon.
A la fin de ma journée je vais à Carrefour car toujours pas de retour de leur part pour la préparation des provisions, je dois aller commander le pain et les 60 saucisses car tout n’a pas été réservé et pas de responsable avant le vendredi 14h. Bref, normalement tout sera prêt pour le samedi sans avoir pu faire le point de la liste. Je file au stade pour le dernier entrainement cap de la semaine.
Vendredi 7 avril : J’ai pris mon après midi pour préparer les dossards avec l’aide précieuse de Pierre et Muriel, à 13h30 je récupère les 50 premiers bonnets car Benjamin n’est pas revenu de Beziers avec le reste de la commande, nous commençons étape par étape, catégorie par catégorie, un sac, un dossard, un calendrier sans oublier le marquage des numéros sur les bonnets (par précaution nous laissons sécher avant de remettre le bonnet dans son étui). Nous attribuons les dossards.
Vers 15h30, je retourne à Intersport pour récupérer le reste de la commande pour pouvoir tout faire le même jour,
Après 3h à trois, les dossards sont attribués et les sacs sont finis.
Je m’aperçois que les tables, chaises et barrières n’ont toujours pas été livrées.
Pierre appelle et règle ça en 2 coups de téléphone.
Le soir Jérôme rentre de sa semaine de route, après le repas nous préparons les 24 récompenses pour le podium.
Samedi 8 avril :
Tout le monde est revenu de Rome et plusieurs personnes me téléphonent pour m’aider . Ouf ça fait du bien de ne plus se sentir seule.
Il manque 24 gourdes prévues pour offrir à chaque participant de notre Aquathlon offert par mondovélo Béziers.
Moi j’ai rendez-vous avec Nicolas Gabbana pour l’attribution des puces, il a été formé il y a 3 ans et il y a eu du changement depuis, mais la ligue n’a pas fait de journée remise à niveau, c’est très dommage. Finalement, en liaison avec Thomas AMO, CTL de la Ligue, nous y arrivons et c’est parti pour 74 triathlètes : ordinateur d’un côté et fiche de l’autre, nom, prénom, club, numéro de dossard et numéro de puces, on enregistre au fur et à mesure, Attention, il ne faut surtout pas se tromper car des titres régionaux sont en jeu pour la sélection des France.
Merci à Michel Puche, un ami qui est venu donner un coup de main pour les puces et m’a ramené un sandwich car le petit-déjeuner était bien loin et pas eu le temps de s’arrêter le midi.
Dans, l’après midi quelques personnes viennent donner un coup de main, je donne les dernières instructions de sécurité à Claude pour la piscine, l’arbitre principal Gérard vient pour voir le circuit et la sécurité mise en place pour le lendemain et pour s’avancer ils prennent la décision d’installer les barrières sur le parcours. Notre arbitre Stéphan installe les limites de la zone de transition et les emplacements pour chaque triathlète.
Les heures passent mais la journée n’est pas terminée : nous allons chez Claude à l’heure de l’apéro pour faire un dernier point et se mettre d’accord pour les dernières choses à préparer avant le grand départ.
Dimanche 9 avril : jour J : t
Tout le monde est présent à 6h15 devant la piscine, rappel à chacun de son poste, distribution des radios, installation de chaque poste, le stand de retrait des dossards, les ratios, la buvette et l’arrivée.
A 7h30, tout le monde est opérationnel et les premiers participants arrivent.
Bilan de cette grosse matinée : super, tout c’est bien déroulé, le sourire est sur tous les visages, tout le mode est content et nous avons des félicitations un peu de tout le monde, participants, parents, dirigeants des autres clubs, puis de la ligue par un message sur leur site,
Tout le monde plis et range à la fin de la compétition puis nous partageons un repas plancha tous ensemble.
Je fermes toutes les portes, remet l’alarme.
Il est 15h, une grosse fatigue se fait ressentir mais pour nous la journée n’est pas finie. Nous rentrons, récupérons notre petit dernier et une fois à la maison, nous dressons un premier bilan et faisons les comptes.
L’Aquathlon est terminé mais se n’est toujours pas fini pour moi, dès lundi 10 je dois rendre les oriflammes et banderoles prêtés par nos sponsors, rendre les clés au responsable de la piscine et les clés à l’agglo. Je dois aussi déposer tous les chèques et l’argent à la banque.
Je suis ravie que tout ce soit bien passé. merci à tous les bénévoles et surtout ceux qui m’ont aidé la semaine de prépa.
Je pense qu’on est tous prêts pour une prochaine organisation l’année prochaine.
Mel
Mélanie sur tous les fronts
